我们是否反思过：一样平常事情中的数据剖析和表格体例的事情量真有那么大吗?有没有存在“没有难题，制造难题也要上”的情形?我们的表格从字段设置、行列结构到数据花样设置，另有数据剖析流程、自己的Excel操作习惯，这其中各个环节存在什么问题没?有没有可优化的地方?重庆东银控股团体贵州黔西石桥煤业有限公司财政总监罗惠民，就是一位“骨灰级”Excel达人，善于探索Excel的强盛功效来提升事情效率。
提升数据处置惩罚效率
罗惠民直言，现在许多财政人已学会使用的功效也许不到Excel功效的20%。平时使用得较多一点的Excel功效有：常用函数、筛选、排序、汇总、数据透视、条件花样、数据有用性等等;实在，另有冷门一点的功效如定位、合并盘算、模拟剖析、单变量求解;高端一点的另有可以用来编写种种应用的VBA。先不说这些功效真正会应用的有几多，至少应该要知道Excel有这些功效，它们能做什么。“只有对Excel强盛的功效有所相识，才会在遇到问题的时间，首先想到用这些功效去解决问题，而不是傻乎乎地接纳手工要领。”罗惠民建议，可以看资助、搜帖子，有需求就有学习的动力，通过自我学习解决了问题，事情效率大幅提高，就会进一步提高学习的兴趣。
在相识了Excel的强盛功效后，若是不举行连续深入的学习，同样无法掌握其基本的功效用法和适用技巧。数据处置惩罚效率低下另有一个主要的缘故原由：知足于当前的解决方案，若是做表格时以为数据处置惩罚效率不高、重复事情量大，请先别忙着笃志苦干，想一想，要领是不是错了?若是没错，那此要领是不是最优的?是不是该向“谷哥”、“度娘”追求更佳的解决方案?
罗惠民以为，大部门财政职员对Excel的强盛有足够的熟悉，也掌握了一些常用的功效，可是，由于缺乏对这些功效的天真运用，操作效率依然不高。好比查找替换是Excel最常见的功效之一，但大部门人对其熟悉也仅限于简朴的查找替换。现实上查找替换可实现许多功效，使用好了可大大提高操作效率。
不会天真运用的另外一个体现就是在表格制作的思绪上，罗惠民举例，好比每个月填报的报表大部门都是相同的，如条约汇总表、月度谋划剖析。这些报表都是对数据举行剖析加工剖析后填报的，要剖析的数据每个月的表格花样都是一样的，可以通过体例公式、联合规范性的事情表命名、查找替换功效来翻新这些报表：只要将上月的报表复制一份，将基础数据放到指定的文件夹，通过查找替换来批量修改公式引用的表格就可实现本月报表的统计剖析，省却了大量重复劳动，极大地提高事情效率。
“Excel数据处置惩罚事情中还潜在着一个无形杀手，就是不良的操作习惯。”罗惠民特殊强调，部门财政职员由于Excel知识缺乏，遇到问题只有使用笨措施来解决，久而久之，养成了欠好的操作习惯，而这些习惯甚至又进一步给数据处置惩罚造成了障碍。他又举例道，在清单型的表格中习惯性地使用多行表头、斜线表头、合并单元格等等，习惯性地在清单型表格内插入小计行，而这些不良的操作习惯给后期的数据处置惩罚带来很大的障碍，极大影响了数据处置惩罚效率。
“Excel要充实施展其强盛的数据剖析功效有一个基本条件：表格设计合理和数据录入规范。这就要求我们使用Excel时要具备优秀的数据治理理念。”罗惠民进一步诠释，数据治理理念是金字塔的塔底，中心是表格设计规范，塔尖才是基本操作及函数、VBA。若是没有优秀的数据治理理念和操作习惯，一味去追修业习操作技巧和庞大的公式，往往导致空有理论却无法施展。沙地上是盖不起高楼的，初学者不要热衷于技巧而忽略了表格设计基本规范。
遵照Excel六大原则
使用Excel表格的目的就是对基础数据举行加工剖析后，整理出需要的信息，然后制作出报表，提交给信息的最终使用者。数据量较大时，各环节中，最要害、最庞大，甚至直接决议最终报表质量的就是数据处置惩罚环节，因而，举行Excel表格设计时就要一切以数据加工为中央，始终以“为数据加工服务”为原则。基于此，罗惠民强调在Excel表格设计时要遵照六大原则。
在现实事情中，要有优秀的数据治理理念，先凭据数据量的巨细确定需要使用哪些种别的表格，然后凭据表格的用途确定表格的类型，最后再确定各种表格的整体结构、结构。清单型表格的结构取决于数据的类型和庞大性，一定要结构简朴、逻辑清晰、无冗余数据、以利便数据加工为原则;报表型表格以用户需求为原则，在清晰直观地反映信息的基础上，适当思量报表使用者的习惯;其他型表格要以适用、效率为原则。
“在设计表格时要问自己：此表是用于存储数据照旧作为报表输出。若是用于存储基础数据，那么数据的花样、表格的结构和花样一定要有利于数据的加工剖析，通常倒霉于数据加工剖析的结构和花样一律要摒弃。若是是报表输出则不必讲求，只要结构清晰、花样雅观、直观地反映数据即可。”
坚持一致性原则是要求表格内、表格之间的字段名称、数据类型、表格结构花样等要保持一致。详细来讲有三个基本要求：同物同名称、同表同花样、同列同花样。
名称规范、花样规范是要遵照的第三个原则。表格中的各种数据使用规范的花样，数字就使用通例或数值型的花样，而不应使用文本型的花样。日期型数据不能输入20140106、2014.1.6、14.1.6等不规范的花样。否则在有日期型单元格举行运算时，将影响数据的加工处置惩罚，好比，数字使用文本花样，使用SUM函数求和时就把它视为字符串，求和效果为零。日期型数据输入类似“2014.1.6”就无法统计日期相隔天数，在使用透视表时无法对日期按月、季、年举行分组。
罗惠民还谈到，有些时间，数据的泉源不是手工输入，而是从其他系统导出，好比ERP系统、网银，这些系统导出的数据可能并不规范，好比数字是文本花样、数字后有空格、不行见字符，这时就需要按规范性原则转换成尺度的数据。
统一事项数据放在统一事情表、统一类型的事情表放在统一个事情簿、统一类事情簿放置在统一文件夹。“只有在数据录入时贯彻整体性原则，在统计剖析数据、编辑修改公式时才会驾轻就熟，不必为数据的移动、合并、无法批量修改公式而烦恼。”
此外，还要遵照可扩展性原则，主要体现在编辑公式要有优秀的可扩展性。“我们在编辑公式时，应思量其扩展性，这样才气快速提高数据剖析效率。体例公式时，单元格引用时应准确使用相对引用、绝对引用、混淆引用，以便使用鼠标拖沓填充柄填没收式。”
对清单型表格使用公式或数据透视表举行统计剖析时，罗惠民建议将清单型表格设为列表(表格)，这样当添加新记载时公式或透视表可自动将新增的记载包罗进去，不必再手动修改公式的引用规模。
“使用Excel处置惩罚数据时一定要注重数据的宁静，否则轻则导致数据丢失，一切都要重新再来，重则造成数据录入错误、剖析效果不准确，给公司带来经济损失，也影响自己的职业前途。”罗惠民特殊强调要注重数据的宁静。好比，要分发的表格一定要注重掩护事情表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格;若是引用了其他事情簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失;断开链接的要领是点击【数据】选项卡→编辑链接→在弹出的“编辑链接”对话框点击右侧的“断开链接”按钮。
养成定期备份数据的习惯很是主要，罗惠民笑谈，“若是你发生过因表格损坏或因误操作而将原表格替换掉，导致辛劳几天做出来的表格眨眼间灰飞烟灭的悲剧，体会过那痛彻心扉的悔恨，你应该知道这习惯是何等的主要和须要。”
除了保证数据宁静不丢失之外，还要注重公司和小我私家信息的宁静。不注重掩护信息宁静，可能会给公司和小我私家带来无可挽回的损失。“表格在对外公布之前，一定要检查有无敏感数据、有无不能提供的数据未删除。这些数据可能在隐藏的行列中、也可能在隐藏的事情表中。”
罗惠民强调，关于信息宁静，需要特殊提醒的是，透视表是会隐藏明细数据的，纵然已经将源文件删除。因而，在对外发送带有数据透视表的表格时一定要注重透视表的源文件是否有敏感数据，若是有敏感数据，建议将透视表转换为通俗的表格，再对外发送。
财政剖析图表实战履历
“工欲善其事，必先利其器”，有着富厚Excel使用技巧的罗惠民总结了许多实战履历。他建议，要善用辅助表格来简化图表的制作。辅助表格就是将原数据表举行转换或添加响应的辅助数据，来简化图表的制作。一些图表若是不使用辅助行列就很难绘制出来，好比价差量差剖析图、各因素影响剖析图、质料进销存对比图等等。
还可以凭据需要适当地设定垂直轴刻度适合的最大值、最小值，以突出或弱化数据的转变、对比，让图表来证实、强化财政剖析的论点。与之类似，可以将图表压扁、拉窄，以突出或弱化数据的转变和对比。图表的网格线应细、颜色要淡，有时甚至可作废。垂直轴可作废，只标注刻度，若是有数据标签，也可以不要垂直(值)轴。
此外，图表应只管简化，在不影响图表阅读和明白的条件下，能删除的图表元素只管删除。“图表可适当地美化，但注重不能美化过分，要制止花哨，要突出数据自己，而不是图表。因而不必使用图片来美化图表，除非更有助于明白数据的本质。”
罗惠民指出，如非须要，只管不要使用立体图，由于立体图设置不妥可能会给人视觉上的错觉，引发读者对数据的误读，除非是有意识地要到达这种效果。若是各项目间不是为了比力，或突出特定项目，数据系列的颜色可接纳统一颜色。好比各项目的销售收入，可使用统一颜色，而不必使用差别颜色。
“为了便于阅读，可思量直接标注折线图的各条折线，从而将注重力集中在比力图形上。条形图最好按巨细顺序举行排列，由于这样让各项目的巨细比力更直观，而且从视觉效果上来看，更雅观。”罗惠民还先容道，当需要多维度剖析或展示数据时只管使用动态图表，以简化图表的制作，也更利便展示。系列数据差异较大时，应该使用次坐标。若是使用统一垂直坐标，将无法看出销售价钱的转变，使用次坐标就可圆满地解决此问题。
出书心得
谈起与Excel的“不解之缘”，罗惠民回忆，2000年底他最先使用Excel办公软件时，最初只是为了知足简朴的办公需求，然而随着知识的积累和应用水平的提高，越觉察得Excel巧妙无限。经由了一段时间的钻研，他用函数和公式乐成编写了迷你记账软件(《逸凡账务系统》)，资助众多会计职员减轻了事情的肩负，也获得了诸多网友的好评。其时颇感成就，以为可以举行一些更大的实验。厥后，又设计了《逸凡事情簿合并助手》、《逸凡对账能手》两个免费的软件，陆续写了十几篇Excel方面的文章。“写这些文章既是为了与网友分享这些履历技巧，追求一点成就感，也是对知识的整理，是深入学习的历程。”
厥后应机械工业出书社编辑约请，罗惠民决议写一本Excel在财政方面应用的图书。为了能定时交稿而且施展各自的优势，他还约请同事钱勇一起写作。2015年1月，集结罗惠民多年Excel实战履历的《“偷懒”的手艺：打造财政Excel达人》正式出书刊行。
罗惠民颇为感伤地表现，“数字有时只是一种手段，自力的数字经常没有任何意义，数字的背后，才是财政的真相。怎样将这些真相抽丝剥茧展现在报表使用者的眼前，是财政职员应该掌握的技术，而数字真相最直观的展现要领是图表。”而教财政职员怎样将财政数据酿成可视化的信息、怎样制作典雅细腻、商务气质的财政表格，亦是罗惠民的初衷。
文章财务Excel达人养成术来自：哈尔滨工商代办 www.oro1.com
